ABC 13 września 2022Przenieś zbiory dokumentów swojej firmy na wyższy poziom, konfigurując elektroniczny system archiwizacji we właściwy sposób. Nadszedł czas, aby Twoja firma przestała korzystać z papieru i dołączyła do elektronicznego świata zarządzania plikami. To czas, aby przenieść dokumenty do chmury. Upewnij się, że masz do tego najlepszy i bezpieczny cyfrowy system do archiwizacji dla potrzeb Twojej firmy i jasne wyobrażenie o swoich priorytetach.
Digitalizacja dokumentów w firmie ułatwia organizowanie plików dzięki automatyzacji wielu funkcji. Organizowanie dokumentów w dzisiejszym cyfrowym, szybkim świecie może być trudne i czasochłonne. Niezależnie od tego, czy korzystasz z lokalnej pamięci masowej na komputerach lub urządzeniach mobilnych, czy z coraz bardziej popularnej opcji przechowywania w chmurze, ważne jest wdrożenie skomputeryzowanego systemu archiwizacji, który umożliwi Twojej firmie łatwe tworzenie, przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów i innych plików.
Czym są teczki elektroniczne?
Teczki elektroniczne to rozwiązanie unowocześniające i porządkujące sferę archiwizacji i przechowywania dokumentów w firmie. System może być oparty na oprogramowaniu, Internecie lub prostym systemie folderów/plików na komputerze. Głównym powodem, dla którego coraz więcej firm korzysta ze skomputeryzowanego systemu archiwizacji, jest łatwy sposób bezpiecznego przechowywania i organizowania plików. Ta organizacja w dużej mierze ma formę indeksowania, która kategoryzuje i rejestruje każdy dokument wprowadzony do systemu na podstawie określonych właściwości, które można dostosować, takich jak rozmiar pliku lub funkcja. Elektroniczne dokumenty oferują również większe możliwości zabezpieczania plików i udostępniania ich, ułatwiając członkom zespołu współpracę nad udostępnionymi dokumentami. Tradycyjne systemy kartotekowe zwykle zajmują dużo miejsca — wszystkie te dokumenty wymagają do ich przechowywania pudełek lub szafek na dokumenty — a systemy te są podatne na uszkodzenia fizyczne, takie jak blaknięcie, pożar, zalanie lub inne uszkodzenia. Skomputeryzowane systemy archiwizacji są bardziej ekonomiczne, zwalniają miejsce fizyczne i oferują wiele korzyści, które ułatwiają porządkowanie dokumentów i udostępnianie ich w firmie. Przejście z tradycyjnego na skomputeryzowany system archiwizacji może znacznie zwiększyć funkcjonalność systemu poprzez automatyzację wielu aspektów procesu, takich jak indeksowanie i śledzenie.
Jak stworzyć skomputeryzowany zbiór danych?
Stworzenie własnego skomputeryzowanego zbioru danych wymaga czasu, ale jest warte czasu i wysiłku. Rezultatem jest przemyślany i zorganizowany system. Oto sześć kroków do stworzenia skomputeryzowanego systemu archiwizacji dla Twojej firmy.
Zdecyduj, kto będzie właścicielem Twojego zbioru
Jeśli nie nadzorujesz procesu składania wniosków, wyznacz odpowiedzialnego członka personelu administracyjnego. Upewnij się, że cały Twój zespół jest świadomy, jakie zmiany są wdrażane i kto jest odpowiedzialny za nadzorowanie procesu. Dzięki temu pracownicy wiedzą, do kogo powinni zwracać się z pytaniami i kto jest wyznaczony jako osoba odpowiedzialna za śledzenie ważnych dokumentów. Możesz zlecić to zadanie firmie zewnętrznej Payroll, która się specjalizuje w tego typu zadaniach. Dzięki niej Twoje dokumenty będą bezpiecznie przechowywane i dokładnie posegregowane.
Zorganizuj się
Zrób spis wszystkich posiadanych dokumentów, ich wielkości, funkcji, czasu przechowywania itp. Następnie odpowiednio je uporządkuj. To jest początek Twojego faktycznego procesu archiwizacji, więc zastanów się dokładnie nad tym, jak organizujesz dokumenty. Pamiętaj o swoim głównym celu: jak najłatwiej ułatwić komuś szybkie znalezienie dokumentu. Foldery powinny mieć wyraźny porządek, nie powinny być zagracone i nie powinny utrudniać przepływu pracy w Twojej firmie. Bądź konsekwentny w etykietowaniu i oddzielaniu.
Użyj podfolderów
Nie potrzebujesz folderu dla każdej małej podgrupy. Na przykład możesz utworzyć jeden folder na „Dane medyczne” i utworzyć podfoldery w ramach tych kategorii folderów według miesiąca lub roku, aby utrzymać porządek i porządek w systemie.
Zdecyduj się na system nazewnictwa i trzymaj się go
Nazywanie plików jest istotną częścią procesu archiwizacji. Właściwe i spójne nazewnictwo ułatwia każdemu w Twojej organizacji szybkie odnalezienie dokumentów, ponieważ ma ugruntowane założenie, jak nazwać plik i gdzie może być przechowywany. Upewnij się, że nazwa pliku ma sens i zawiera najważniejsze informacje dotyczące tego, czym jest.
Zintegruj dokumenty papierowe i elektroniczne w swoim systemie ewidencjonowania
Jeśli masz ważne dokumenty papierowe, które muszą być przechowywane na stałe, stwórz wydzielone miejsce w swoim zbiorze dla tych dokumentów. Rozważ wykonanie elektronicznych kopii papierowych oryginałów lub, jeśli musisz przechowywać papierowe dokumenty, uporządkuj je zgodnie ze swoim systemem.
Poinformuj swój zespół o tym, jak działa zbiór
Po zakończeniu składania wniosku upewnij się, że cała organizacja ma jasność co do tego, jak działa system oraz w jaki sposób dokumenty muszą być nazywane, składane i przechowywane w przyszłości. Utwórz dokument zawierający wszystkie wskazówki dotyczące archiwizacji. Przechowuj go w swoich plikach i uwzględnij szkolenie z procesu składania wniosku w ramach procesu wdrażania.
Jak nazywać pliki na swoim komputerze?
Skuteczne nazywanie plików jest jednym z najważniejszych aspektów wydajnego systemu archiwizacji. Bez spójnej konwencji nazewnictwa plików znajdowanie dokumentów staje się mylące, trudne i frustrujące. Jeśli zaczynasz z dobrymi nawykami, szykujesz swój biznes na sukces. Na początek zrozum, że na Twoim komputerze są dwa typy plików – te, które tworzysz i te, które zbierasz. Utwórz system, który rozróżnia te dwa typy plików w sposób, który ma sens, niezależnie od tego, czy oznacza to go w nazwie pliku, czy dyktuje, gdzie plik jest przechowywany. Następnie zdecyduj o systemie nazewnictwa. To, co działa najlepiej, różni się w zależności od firmy. Musisz określić najlepszy system nazewnictwa dla swojej organizacji. Wiele firm używa kombinacji nazwy i daty, dzięki czemu dokumenty można łatwo znaleźć na podstawie ich wieku. Oto kilka sugestii, których należy przestrzegać podczas nadawania nazw plikom:
- Bądź opisowy
- Bądź konsekwentny
- Unikaj znaków specjalnych (%, *, @ itp.)
- Używaj dat
- Jeśli dotyczy, dołącz numery wersji.
Payroll.pl tworzy i obsługuje teczki elektroniczne pracownicze.
